top of page

Kopie van tentamen mag altijd! (Standaard verzoek met bezwaarschrift)

Studenten mogen altijd een kopie opvragen van de tentamenantwoorden dat zij gegeven hebben met commentaar dat gegeven is door de beoordelaar(s). Dat is in 2017 door het Europese Hof van Justitie geoordeeld en in 2019 heeft het CBE in Rotterdam dit bevestigd. De kopie kan opgevraagd worden op grond van de AVG. Wel heb ik echter gemerkt dat hogescholen en universiteiten deze regeling helemaal niet of niet goed verwerkt hebben in hun reglementen. Docenten kunnen raar opkijken wanneer een student om zo'n kopie vraagt. Een verzoek om een kopie kan dus uitmonden in een schikkingsgesprek van een bezwaarschriftprocedure. Om de situatie alvast te verlichten wil ik hierbij een voorbeeld verzoek publiceren en een standaard bezwaarschrift wanneer het verzoek niet gehonoreerd is.


Wel nog één opmerking: tot nu toe is nog niet geoordeeld dat er een kopie opgeëist kan worden van de tentamenvragen en van de modelantwoorden. Het bezwaarschrift zal zich ook niet richten op het opeisen van deze twee. Uiteraard mag er wel gevraagd worden om deze onderdelen; wellicht heeft u een examinator die wel bereid is om deze te delen.



Verzoek

Geachte [mr./mw. examinator], geachte examencommissie,

Zou ik een kopie mogen krijgen van (i) het tentamen [...], (ii) de tentamen antwoorden die ik gegeven heb, (iii) de opmerkingen (feedback) die bij mijn antwoorden zijn gegeven en (iv) de punten die ik gekregen heb per antwoord?

Wellicht ten overvloede: in het examenreglement [controleer dit uiteraard] zie ik dat er niets is geregeld met betrekking tot het opvragen van kopieën. Echter is door het College van Beroep voor de Examens eerder geoordeeld dat studenten kopieën kunnen opvragen op grond van de AVG. Op deze grond wil ik de afschriften opvragen.

Alvast dank voor de tijd.

Vriendelijke groet,

[...]



Bezwaarschrift

Geacht College van Beroep voor de Examens, Hierbij dien ik mijn bezwaar in tegen het besluit van [datum] van [examinator] van het vak [...] om mij geen kopie te verstrekken van mijn tentamen en de daaraan verwante onderdelen. In mijn verzoek heb ik gevraagd om kopieën van vier onderdelen:

1. De tentamenvragen [vak, collegejaar en welke kans];

2. De antwoorden die ik heb gegeven op het desbetreffende tentamen;

3. De opmerkingen die de beoordelaar(s) bij mijn antwoorden hebben gezet;

4. De hoeveelheid punten die ik heb gekregen per antwoord.

Om onderdeel 1 zal ik niet meer vragen in deze bezwaarprocedure. De andere drie onderdelen zal ik wel opeisen omdat deze gegevens onder de EU-Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) vallen en deze wet de basis vormt waarop kopieën opgevraagd mogen worden.


Wet en jurisprudentie

Het Hof van Justitie heeft op 20 december 2017 geoordeeld dat antwoorden en opmerkingen van de examinator persoonsgegevens zijn in de zin van de AVG. Hiermee is de AVG van toepassing op deze onderdelen. Artikel 15 lid 3 van de AVG vermeldt dat er een recht is op een kopie van de persoonsgegevens die worden verwerkt, oftewel er is een recht op de door kandidaat gegeven tentamenantwoorden en aantekeningen die daarbij geschreven zijn door een beoordelaar. De enige grond waarop een kopie geweigerd mag worden is wanneer dit leidt tot een afbreuk aan de rechten en vrijheid van anderen (art. 15 lid 4 AVG). Tot nu toe is dit nimmer geoordeeld met betrekking tot tentamen-kopieën. Integendeel, het CBE in Rotterdam heeft op 21 oktober 2019 zelfs geoordeeld in haar uitspraak dat altijd kopieën opgevraagd mogen worden door de student. Beide overwegingen van de rechtsinstanties zijn toegevoegd in de bijlage onderin, de volledige uitspraken als losse documenten [denk aan het toevoegen van deze bijlagen, zie onderin deze blogpost].


Belang

Recht op inzage is van belang om te kunnen inzien of de beoordeling deugdelijk is. Bijvoorbeeld om te controleren of de punten juist zijn opgeteld en om te kijken of de beoordelaar de juiste hoeveelheid punten heeft toegekend. De examinator staat expliciet toe dat er vragen en opmerkingen gesteld kunnen worden waarmee later uiteindelijk meer punten toegekend kunnen worden. Vooral in geval van een onvoldoende dat net geen voldoende is, zoals hier het geval is, kan deze inzage zeer belangrijk zijn omdat het een besluit ingrijpend kan veranderen. Een kopie is dan nodig om grondig te kunnen kijken of die ingrijpendheid terecht is.


Een collectief inzagemoment, dat in dit geval heeft plaatsgevonden, is mijns inziens niet voldoende omwille het volgende: het is vaak een kort inzagemoment waarin alles besproken moet worden binnen een uur. Bij de rechtenstudie is er vaak sprake van honderden deelnemers die binnen dat tijdstip vragen en opmerkingen willen stellen aan de examinator. En het inzagemoment vindt plaats op één tijdstip; dat moet dan ook nog maar uitkomen met iemands tijd en stemming. Iemand kan immers op een ander tijdstip anders kijken naar een beoordeling dan op een ander moment. De kopie is van belang om het besluit te kunnen verantwoorden. De AVG heeft immers ten doel om verwerking van persoonsgegevens te kunnen verantwoorden.


Ten overvloede: [korte uitleg afwezigheid bij inzagemoment]. Dit betekent echter niet dat ik afstand heb gedaan van mijn recht op inzage op grond van de AVG. Het wel dan niet deelnemen aan dit inzagemoment speelt geen rol bij het recht op een kopie.


Tot slot

[Bespreek nog enkele concrete omstandigheden van het geval, zoals het besluit zelf. Neem als voorbeeld het afwijzende besluit dat is genomen zonder motivering:]

De examinator is gewezen op het bestaan van deze regel bij mijn verzoek. Zonder enige motivering stelt zij dat het geven van een kopie niet mogelijk is. Op grond van het motiveringsbeginsel zou het besluit ook geen stand kunnen houden. Al met al gaat het om een concrete en ondubbelzinnige regel die is gezet in de rechtspraak (zelfs door het CBE), namelijk dat het recht op een kopie onvoorwaardelijk is. Derhalve ga ik ervan uit dat dit besluit van de examinator geen stand kan houden in beroep en bezwaar.


[Handtekening]

[Naam]

[Datum ondertekening]


Bijlagen

Voeg toe:

  1. Kopie van het verzoek om het besluit (datum moet hieruit kenbaar zijn)

  2. Kopie van het besluit (datum van besluit moet zichtbaar zijn)

Artikel 12 AVG: Transparante informatie, communicatie en nadere regels voor de uitoefening van de rechten van de betrokkene

1. De verwerkingsverantwoordelijke neemt passende maatregelen opdat de betrokkene de in de artikelen 13 en 14 bedoelde informatie en de in de artikelen 15 tot en met 22 en artikel 34 bedoelde communicatie in verband met de verwerking in een beknopte, transparante, begrijpelijke en gemakkelijk toegankelijke vorm en in duidelijke en eenvoudige taal ontvangt, in het bijzonder wanneer de informatie specifiek voor een kind bestemd is. De informatie wordt schriftelijk of met andere middelen, met inbegrip van, indien dit passend is, elektronische middelen, verstrekt. Indien de betrokkene daarom verzoekt, kan de informatie mondeling worden meegedeeld, op voorwaarde dat de identiteit van de betrokkene met andere middelen bewezen is.


2. De verwerkingsverantwoordelijke faciliteert de uitoefening van de rechten van de betrokkene uit hoofde van de artikelen 15 tot en met 22. In de in artikel 11, lid 2, bedoelde gevallen mag de verwerkingsverantwoordelijke niet weigeren gevolg te geven aan het verzoek van de betrokkene om diens rechten uit hoofde van de artikelen 15 tot en met 22 uit te oefenen, tenzij de verwerkingsverantwoordelijke aantoont dat hij niet in staat is de betrokkene te identificeren.


3. De verwerkingsverantwoordelijke verstrekt de betrokkene onverwijld en in ieder geval binnen een maand na ontvangst van het verzoek krachtens de artikelen 15 tot en met 22 informatie over het gevolg dat aan het verzoek is gegeven. Afhankelijk van de complexiteit van de verzoeken en van het aantal verzoeken kan die termijn indien nodig met nog eens twee maanden worden verlengd. De verwerkingsverantwoordelijke stelt de betrokkene binnen één maand na ontvangst van het verzoek in kennis van een dergelijke verlenging. Wanneer de betrokkene zijn verzoek elektronisch indient, wordt de informatie indien mogelijk elektronisch verstrekt, tenzij de betrokkene anderszins verzoekt.


[...]


Artikel 15 AVG: Recht van inzage van de betrokkene

1.De betrokkene heeft het recht om van de verwerkingsverantwoordelijke uitsluitsel te verkrijgen over het al dan niet verwerken van hem betreffende persoonsgegevens en, wanneer dat het geval is, om inzage te verkrijgen van die persoonsgegevens en van de volgende informatie: a) de verwerkingsdoeleinden; b) de betrokken categorieën van persoonsgegevens; c) de ontvangers of categorieën van ontvangers aan wie de persoonsgegevens zijn of zullen worden verstrekt, met name ontvangers in derde landen of internationale organisaties; d) indien mogelijk, de periode gedurende welke de persoonsgegevens naar verwachting zullen worden opgeslagen, of indien dat niet mogelijk is, de criteria om die termijn te bepalen; e) dat de betrokkene het recht heeft de verwerkingsverantwoordelijke te verzoeken dat persoonsgegevens worden gerectificeerd of gewist, of dat de verwerking van hem betreffende persoonsgegevens wordt beperkt, alsmede het recht tegen die verwerking bezwaar te maken; f) dat de betrokkene het recht heeft klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit; g) wanneer de persoonsgegevens niet bij de betrokkene worden verzameld, alle beschikbare informatie over de bron van die gegevens; h) het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming, met inbegrip van de in artikel 22, leden 1 en 4, bedoelde profilering, en, ten minste in die gevallen, nuttige informatie over de onderliggende logica, alsmede het belang en de verwachte gevolgen van die verwerking voor de betrokkene.


2.Wanneer persoonsgegevens worden doorgegeven aan een derde land of een internationale organisatie, heeft de betrokkene het recht in kennis te worden gesteld van de passende waarborgen overeenkomstig artikel 46 inzake de doorgifte.


3.De verwerkingsverantwoordelijke verstrekt de betrokkene een kopie van de persoonsgegevens die worden verwerkt. Indien de betrokkene om bijkomende kopieën verzoekt, kan de verwerkingsverantwoordelijke op basis van de administratieve kosten een redelijke vergoeding aanrekenen. Wanneer de betrokkene zijn verzoek elektronisch indient, en niet om een andere regeling verzoekt, wordt de informatie in een gangbare elektronische vorm verstrekt.


4.Het in lid 3 bedoelde recht om een kopie te verkrijgen, doet geen afbreuk aan de rechten en vrijheden van anderen.


Uitspraak HvJ (20 december 2017, ECLI:EU:C:2017:994)

Het Hof (Tweede kamer) verklaart voor recht: Artikel 2, onder a), van richtlijn 95/46/EG van het Europees Parlement en de Raad van 24 oktober 1995 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, moet aldus worden uitgelegd dat, in omstandigheden als die van het hoofdgeding, de door de kandidaat geformuleerde schriftelijke antwoorden op een beroepsexamen en de eventuele opmerkingen van de examinator bij deze antwoorden, persoonsgegevens in de zin van die bepaling zijn (R.o. 63).



Uitspraak CBE Rotterdam (19.136)

Hoewel de overwegingen en het dictum van het HvJ en de Rechtbank zich toespitsen op geschreven antwoorden die worden gegeven in het kader van een beroepsexamen respectievelijk een examen, zijn de argumenten ook toepasbaar op digitaal afgenomen toetsen. Immers de definitie van het HvJ van een tentamen sluit nauwgezet aan op de definitie van een tentamen in de WHW. Het ligt daarom voor de hand dat de antwoorden op de deeltoets gekwalificeerd kunnen worden als persoonsgegevens in de van de AVG. Derhalve dient, ingevolge artikel 12 AVG, een verwerker, onder meer maar niet alleen, de rechten van een betrokkene te faciliteren. Daarmee vormt artikel 12 AVG aldus een beperking van de vrijheid die de WHW verbindt aan het stellen van voorschriften aan een inzage (R.o. 3. III. par. 6).


Link naar volledige tekst: https://www.eur.nl/en/media/2022-05-19136

Kommentare


bottom of page